La importancia de las redes sociales en los eventos.
Actualmente, somos parte de una sociedad que se encuentra constantemente conectada al smartphone y en constante contacto con las nuevas tecnologías para saber en todo momento que está ocurriendo a nuestro alrededor.
Esto, quizás se deba, en parte, “al miedo” que en muchos casos se tiene a perderse algo, también conocido con el término FOMO (Fear of missing out) y sentimos la necesidad de estar continuamente conectados para saber lo que están haciendo los demás.
Esto, aplicado al mundo profesional hace que entidades, empresas y en general todos los actores vinculados quieran aprovechar la oportunidad para seguir comunicando y en lo que respecta a la celebración de jornadas y eventos se ha hecho en la actualidad prácticamente imprescindible “retransmitir o dinamizar” lo que sucede a través de las redes sociales rompiendo la barrera del offline.
De esta forma, los eventos y jornadas se convierten en un ente semi híbrido (o phygital = physical + digital) en mayor o menor medida al comenzar a sacar provecho de la comunicación online para amplificar el mensaje más allá del foro dónde se esté celebrando físicamente la actividad pudiendo comunicar a cualquier persona que no haya tenido la oportunidad de asistir y/o bien incluso a públicos complementarios no inicialmente interesados pero que al verlo en redes sociales pueda generar interés e incluso llegar más allá de nuestras fronteras.
Ventajas del uso de las redes sociales en los eventos.
Dar a conocer un evento a través de las redes sociales o ‘dinamizarlo’ es una manera práctica y efectiva de aumentar el reconocimiento que además permite entablar una relación directa con posibles usuarios, asistentes o público objetivo bien sean ya conocedores de la actividad previamente (fidelizar) y/o bien aquellos que llegan nuevos (captación).
A continuación, os contamos algunas de las ventajas que se obtienen cómo consecuencia de dar visibilidad a los eventos y/o jornadas o congresos a través de las redes sociales.
1.Captación de nuevos clientes
La realización de eventos de índole profesional a través de las redes sociales permite a las empresas o asociaciones conseguir una mayor fidelización con sus clientes y, a su vez, la oportunidad de darse a conocer a un público más amplio a través de las redes sociales de sus propios seguidores. Para ello, es importante que nuestros seguidores interactúen con nuestras redes sociales.
2.Permite difundir tu imagen
Durante los eventos, los clientes tienen la oportunidad de conocer tanto el equipo encargado de la organización de los eventos como los productos y servicios que representan a la empresa. De esta manera, los clientes conocerán de primera mano los principios de la empresa, pudiendo crear una opinión positiva sobre la misma.
3. Interacción directa
La realización de eventos permite mantener una comunicación directa con tu audiencia y conseguir la proyección y amplificación que eso supone. Para mantener una relación con tus seguidores, es imprescindible responder a las interacciones de forma rápida, es decir, es fundamental que tus seguidores tengan una retroalimentación. Una correcta interacción con tus seguidores hará que tus redes sociales crezcan.
La promoción de eventos a través de las redes sociales permite a la empresa, una vez ha finalizado el evento, de conocer el tipo de público que ha mostrado interés por el mismo. Se trata de un dato importante de cara a conocer los intereses de nuestros seguidores teniendo en cuenta sus características. Así, de esta forma, de cara a futuros eventos, se podrían adaptar los canales (o redes sociales), los eventos y la forma de comunicar acorde a los gustos e intereses de nuestros seguidores o audiencia objetivo.
¿Cuáles son las fases en la organización de las redes sociales en un evento?.
A la hora de promocionar un evento a través de redes sociales, es importante tener en cuenta que existen 3 fases en el proceso de organización de las redes sociales, donde cada una de ellas tendrá una utilidad distinta de cara al resultado final.
Fase 1: Antes del evento
El objetivo principal de esta fase es dar a conocer el evento a la mayor cantidad de gente posible. Para ello, es importante conocer qué tipo de seguidores están interesados en el evento y, a continuación, elegiremos las redes sociales más adecuadas para difundir nuestro mensaje.
Una vez conocemos las características y aficiones de nuestros seguidores es el momento de proporcionarles la información relativa al evento. Es importante que toda la información relacionada con el evento esté englobada a través de un hashtag fácil de recordar e identificar por parte de nuestros seguidores.
Por último, durante las semanas previas al evento es indispensable interactuar con nuestros seguidores subiendo a nuestras redes sociales información relacionada con el evento y con el producto que se va a promocionar. Esta información debe ser atractiva y original, como, por ejemplo:
- Creatividades donde se muestre información relativa al evento (lugar, día, hora).
- Crear una página web para que la gente que vaya a asistir al evento pueda inscribirse. Además, en esta web deben aparecer las redes sociales, el programa que se va a llevar a cabo durante el evento, los patrocinadores y los colaboradores.
- Vídeos donde se muestre el lugar donde va a tener lugar el evento y, en caso de que ese evento se haya realizado en ocasiones anteriores, vídeos resumen y testimonios de personas que acudieron en otras ocasiones.
- Organizar sorteos para que tus seguidores interactúen con tu página y aumentar el alcance.
- A continuación, algunos ejemplos de como se muestra en RRSS:
Fase 2: Durante el evento
Existen distintas formas de retransmitir o ‘dinamizar’ un evento en directo a través de las redes sociales.
En primer lugar, puedes retransmitir el evento íntegramente a través de los directos de Instagram y/o Facebook o incluso vincular Youtube con las redes sociales a tal efecto. Una ventaja de esta modalidad es que los directos pueden quedarse guardados en las redes sociales y, de esta manera, se da la oportunidad a la gente que no haya podido visualizarlo de poder hacerlo en cualquier otro momento. Además, permite a tus seguidores realizar preguntas que pueden ser contestadas en ese momento.
Otra manera de retransmitir un evento a través de redes sociales es publicar stories y posts mostrando la información actualizada de todo lo que va sucediendo en el lugar del evento. Es importante utilizar el hashtag elegido para poder llegar al mayor público posible y tener toda la información englobada.
A continuación, algunos ejemplos de como se muestra en RRSS:
Fase 3: Después del evento
Una vez ha finalizado el evento, es interesante realizar una recopilación de imágenes y vídeos que resuman la jornada, así como entrevistas a las personas más relevantes del evento.
Por último, es importante utilizar alguna herramienta que te permita estudiar las estadísticas del evento. De esta manera, puedes obtener información sobre qué tipo de contenido ha sido el que más ha llamado la atención a tus seguidores, las horas a las que más gente se ha conectado, el target y mucha más información que te permitirá mejorar el alcance para futuros eventos.
A continuación, algunos ejemplos de como se muestra en RRSS:
¿Cómo saber realmente si hemos alcanzado nuestros objetivos?
Como hemos mencionado previamente, el objetivo del uso de redes sociales en los eventos busca tratar de llegar al máximo número de ‘espectadores’ posible, por lo tanto, si has conseguido que tu evento se haga viral (o viral dentro de su nicho, cosa muy habitual en nuestro sector, el agro-alimentario), que una gran parte de los medios, empresas y audiencia en general hable de él y, sobre todo, que los seguidores directos interactúen activamente con nuestras redes sociales y el contenido dinamizado, entonces sí, ¡enhorabuena!, el evento habrá sido todo un éxito.
En Integral Media estamos especializados en el sector agro-alimentario y tenemos una amplia experiencia real y demostrable en este ámbito, pudiendo sin duda ayudar a cualquier empresa o entidad a conseguir todos estos objetivos con éxito gracias a nuestro equipo humano que cuenta con expertise y conocimiento.